L'offre: Secrétaire de mairie

Descriptif de l'emploi :

Située dans le département du Jura, sur la commune de Chamblay, entre Besançon (45km), Dole (25km) et Lons-le-Saunier (45km), sur un territoire de 24 communes, la Communauté de communes du Val d'Amour recrute un/une secrétaire de mairie pour la commune de MOUCHARD (39330) à raison de 35h00/semaine.
Un tuilage sera effectué, possibilité de débuter avant le 1er novembre, dans ce cas.

Missions / conditions d'exercice :

Vos missions seront les suivantes :

- Accueil physique et téléphonique du public,

- Gestion du courrier :
* Enregistrement et gestion du courrier « arrivé » et « départ », transmission aux services concernés après validation du Maire,

- Gestion de la ″boite mail″ de la mairie,

- Appui au Maire et aux adjoints :
* Gestion des rendez-vous du maire
* Gestion administrative des dossiers du maire
*Création et mise à jour de procédures pour les élus,

- Gestion financière :
* Gestion des dépenses et recettes
* Elaboration du budget
* Suivi en lien avec la trésorerie
* Facturation (saisie des mandats et émission des titres pour les logements communaux et le gymnase).

- Gestion des indemnités de fonction pour les élus

- Gestion des affaires « courantes » :
* Gestion des inscriptions à l’école, des cartes de transport scolaire, des cartes avantages jeunes, etc.
* Affichage des documents publics,
* Interface entre les administrés et les autorités compétentes en matière de documents et autorisations d’urbanisme,
* Coordination du recensement et des agents recenseurs,
* Inscription des jeunes de 16 ans pour le recensement citoyen,
* Gestion des opérations d’attribution, renouvellement et reprise de concessions funéraires,
* Gestion des assurances de la commune et rédaction de déclarations de sinistres le cas échéant,
* Enregistrement des déclarations de récoltes de vins et de stocks,

- Gestion des instances :
* Organisation des conseils municipaux (envoi des convocations, préparation de l’ordre du jour, rédaction des comptes-rendus etc.),
* Rédaction des délibérations pour le Maire,
* Envoi des convocations et établissement des feuilles d’émargement pour les différentes commissions, réservation de salles le cas échéant,

- Organisation des élections :
* Suivi, mise à jour et transmission en Préfecture des listes électorales,
* Gestion des « inscrits d’office »,
* Elaboration des cartes électorales le cas échéant,
* Réception et gestion des procurations,
* Préparation du scrutin,
* Rédaction des procès-verbaux post-élections et transmission en Préfecture,

- Assistance auprès des élus le cas échéant,

- Agence postale : remplacement ponctuel de l’agent en charge de la gestion de l’agence postale lors d’absences comme les congés payés.

- Toute autre mission confiée par le ou les supérieur(s) hiérarchique(s).

Vous aurez sous votre responsabilité l'agent de l'agence postale ainsi que la deuxième secrétaire de mairie.

Profils recherchés : Expérience dans le secrétariat de mairie exigée, confirmée.

SAVOIR-FAIRE, COMPETENCES TECHNIQUES :
- Connaître et savoir utiliser les outils informatiques et bureautiques,
- Connaître et savoir appliquer les techniques d’information et de communication : répondre aux appels téléphoniques et/ou aux mails, filtrer les appels, prendre des messages, accueillir le public, etc.
- Savoir gérer les situations de stress,
- Connaitre et savoir appliquer les techniques de secrétariat (dactylographie)
- Savoir élaborer et mettre en forme des actes administratifs,
- Savoir hiérarchiser et organiser les réponses aux demandes des usagers,
- Savoir organiser un agenda et prendre des rendez-vous,
- Connaitre les délais et savoir les respecter,
- Savoir rechercher, vérifier et diffuser des informations,
- Connaitre l’organisation et le fonctionnement des services de la collectivité, ainsi que leurs missions,

SAVOIR-ETRE, QUALITES :
- Qualités relationnelles (être aimable, accueillant(e), souriant(e))
- Rigueur et organisation
- Efficacité
- Autonomie et discrétion
- Adaptabilité
- Patience
- Disponibilité
- Réactivité
- Polyvalence

Informations complémentaires :

Merci d'adresser votre CV et votre lettre de motivation à Monsieur le Président de la Communauté de communes du Val d'Amour, 74 grande rue, 39380 CHAMBLAY.

Pour toute information complémentaire :
- par téléphone : 03 84 37 74 74
- par email : contact@valdamour.com